Assistant(e) logisitique et accueil des compagnies OFF
LIEU : L'Abattoir- Chalon dans la Rue -Ville de Chalon sur Saône
REGION : Bourgogne
DATES DU FESTIVAL : du 18 au 22 Juillet 2012
DEBUT DU STAGE :30 janvier 2012
FIN DU STAGE : 27 juillet 2012
REMUNERATION : stage rémunéré
MISSIONS :
Encadré par le responsable de la programmation du festival OFF, le/la stagiaire accomplira les missions suivantes :
En amont du festival :
- Classement des 800 demandes mails et papier
- Accueil téléphonique des compagnies
- Actualisation des documents à envoyer aux compagnies
- Envoi des réponses aux demandes de participation des compagnies et envoi des fiches « catalogue » aux compagnies du OFF sélectionnées
- Accueil téléphonique des compagnies suite à l'envoi des réponses
- Classement et suivi des dossiers retenus
- Aide à la réalisation des dossiers d'accueil des compagnies du OFF
- Contact et correspondance avec les cies et collectifs programmés (160 environ):
> Recueil et suivi des informations pratiques relatives à leur accueil (nombre de personnes, dates d'arrivée / départ, jours de jeu, Sacem / Sacd...)
> Suivi de la réception des différents documents (fiches techniques, conventions, assurance ...)
> Constitution et actualisation de documents synthétiques (tableurs Excel)
> Relance des compagnies n'ayant pas envoyé les infos
- Relation avec les autres services de l'organisation du festival (communication, administration, accueil général, technique...)
- Sous la responsabilité de l'assistant logistique : réalisation et envoi des conventions pour les compagnies retenues
- Aide administrative auprès du régisseur général (saisie régie spectacle)
- Aide à l'organisation de l'hébergement et de la restauration des compagnies Off
- Réalisation des listes définitives pour la communication, relecture du catalogue
- Envoi aux 150 compagnies de leurs heures et lieux de jeu avec plan
- Préparation de tous les badges et sacs d'accueil des compagnies
- Saisie du tableau de déroulé général par heure pour les 4 jours du festival
Pendant le festival : En charge de l'accueil des compagnies OFF en binôme, guidage, réponse à leurs questions logistiques.
PROFIL SOUHAITE :
- Grand sens de l'organisation
- Grande rigueur et méticulosité
- Sens du contact, bon relationnel et esprit d'équipe
- Maîtrise informatique (Excel, word, internet)
- Grande disponibilité et motivation
- Maîtrise de l'anglais bienvenue
